8 ventajas de los contratos online para PYMES
Los contratos online son instrumentos que surgieron para propiciar y agilizar el cierre de tratos de las empresas con proveedores, colaboradores, clientes y otras organizaciones, optimizando la gestión de documentos y dando como resultado un entorno más sostenible y productivo propiciado por la modernidad.
Es importante conocer acerca de esta innovación referente a los contratos para empresas, dado que apenas el 31% de pymes chilenas realizan una inversión constante en tecnología, un porcentaje que se podría ver incrementado al tener un mejor entendimiento sobre los beneficios que este tipo de soluciones brindan a los negocios. Conoce en detalle las ventajas del contrato online en un entorno organizacional.
8 beneficios de los contratos digitales
Descubre las grandes ventajas de integrar un gestor de documentos en línea en el día a día de un negocio como el tuyo:
1. Significativo ahorro de tiempo
Lo que implica un contrato en papel, como imprimirlo, revisarlo, corregirlo de ser necesario, imprimir de nuevo, firmarlo, escanearlo y enviarlo a celebrar en una reunión presencial para poder cerrar el acuerdo, con las versiones digitales se simplifica. Incluso hay pasos que se pueden omitir, como las impresiones o reuniones, pues todo se puede hacer en línea, con firma electrónica y el uso del almacenamiento seguro en la nube.
2. Reducción sustancial de costos
Al ser el proceso por vía digital, hay gastos de los cuales las pymes pueden prescindir, por ejemplo: paquetes de hojas, tinta para impresión, servicios de mensajería por medio de transporte vehicular, así como espacio físico para el almacenamiento de grandes contratos y documentos.
Esto se traduce en la disponibilidad de recursos que se pueden destinar en otras tareas importantes de una organización, como aumentar la velocidad y cobertura de internet, contratar software más avanzado, monitoreo de ciberseguridad, entre otros.
3. Mayor flexibilidad y accesibilidad
Al moverse dentro de plataformas online, las partes involucradas pueden consultar los contratos en cuanto estén listos, de forma inmediata y en tiempo real, aunque no se encuentren en el mismo lugar físico. Así se logran cierres más rápidos de acuerdos, y no se pierde tiempo en correcciones, envíos, impresiones o reuniones.
Todo ello es gracias a la implementación de certificados digitales avanzados, los cuales están avalados por instituciones privadas y estatales.
4. Cumplir a cabalidad con la normativa
Cada software especializado en este tipo de documentos, por lo regular, se ciñe a la legislación de cada país, haciendo que se cuide la vía de la legalidad.
En el caso de Chile, se debe de cumplir con la Ley 19.628, que habla sobre la protección de datos personales, y la Ley 19.799, referente a la firma electrónica. Aspectos importantes que le entregan la validez y seguridad necesaria a contratos para empresas.
5. Automatización de procesos
Una solución para elaborar contratos laborales digitales ofrece automatización en el ciclo de vida de los mismos; recordatorios para renovaciones, generación de facturas, en muchos casos no requiere de la intervención de notarias; todo ello logra acelerar los procesos y reducir los errores humanos.
6. Atención a la sostenibilidad
Al no existir necesidad de utilizar elementos físicos como papel, tinta y transporte, no hay contaminación en el proceso, más allá de los sistemas TI y equipos que usan energía en el día a día de las actividades de tu empresa.
Tampoco se genera basura o desperdicios que aumenten la huella de carbono. Por el contrario, los documentos digitales aportan a la sostenibilidad.
7. Almacenamiento más ordenado y digital
Los enormes volúmenes de contratos en papel ocupan mucho espacio y, en ocasiones, llega a ser complicado el encontrar algún documento en específico.
Sin embargo, teniendo todo en la nube de forma ordenada, la búsqueda puede ser mucho más rápida, de tal forma que cada consulta y verificación sea en cuestión de segundos y a solo algunos clics de distancia.
8. Seguridad reforzada en cada contrato online
Mientras que un documento físico puede perderse o caer en manos equivocadas, uno digital cuenta con accesos restringidos a usuarios determinados, sistemas de autenticación de acceso, encriptación de datos para reducir los riesgos de filtraciones indebidas, así como registros de cambios para prevenir modificaciones no autorizadas.
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Ahora que conoces los beneficios, ya puedes experimentarlos en tu empresa con el uso del software de gestión de contratos y acuerdos comerciales de Entel Digital, pensado y desarrollado específicamente para las pymes.
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