El software ERP (Planificación de Recursos Empresariales) se ha convertido en la columna vertebral de las empresas actuales, altamente preocupadas por potenciar la transformación digital.
¿Por qué? Este sistema centraliza la información de todas las áreas de negocio, facilitando la visibilidad y toma de decisiones, mientras entrega funciones para acelerar y automatizar los procesos, impulsando la eficiencia operativa.
Estrategias y beneficios de implementar un sistema ERP
Hoy en día, ya hay múltiples compañías que han migrado a un ERP de calidad, ya que entrega grandes beneficios como:
- Acelera el tiempo para la transformación digital.
- Brinda una mejor coherencia y precisión de los datos.
- Permite la toma decisiones informadas.
- Aumento de la eficiencia operativa, por mencionar algunos.
Pese a ser un proceso desafiante, con las siguientes estrategias de implementación podrás obtener resultados favorables:
1. Implementa el software ERP desde la perspectiva de negocio
Antes de empezar con la migración a un sistema ERP, tienes que asegurarte de tener plena aprobación y soporte de la alta gerencia.
Más que un proyecto TI es un proyecto de negocio que puede tener un gran impacto en la gestión de procesos críticos y en los resultados financieros. Además, su correcta ejecución depende de una asignación de recursos justa y oportuna.
2. Evalúa las necesidades de la empresa y define objetivos
Definir objetivos es de los pasos más importantes en la implementación de un ERP en Chile o cualquier parte del mundo. De ello depende que la solución final quede configurada para gestionar eficazmente las operaciones críticas de tu empresa.
Para hacerlo, lo primero que debes hacer es comprender la posición actual de tu empresa en lo que respecta a digitalización, gestión de datos y recursos empresariales. Esto implica un análisis profundo de:
- Procesos comerciales actuales.
- Flujos de trabajo digitalizados.
- Calidad de los datos.
- Infraestructura tecnológica (incluso del ERP que ya tienes, si es que estás pensando migrar a una solución más conveniente).
- Cumplimiento de las regulaciones TI y comerciales de la industria.
- Habilidades TI de los colaboradores.
Al terminar el análisis y comparar los resultados con los objetivos estratégicos, de gestión y de transformación digital de tu empresa, podrás determinar con precisión las necesidades de ERP y buscar la solución adecuada en función de ellas.
3. Selecciona el ERP adecuado
En el mercado ERP Chile, como el global, y elegir una solución puede ser una tarea abrumadora, pero puedes simplificarla evaluando las diferentes opciones en función de los objetivos y necesidades que definiste en el punto anterior y con el apoyo de un experto en migración de sistemas.
Además, debes asegurarte que el software ERP actualice la información en tiempo real y sea escalable, fácil de usar y respaldado por un proveedor de reconocida trayectoria, con capacidad para ofrecer soporte de calidad y ayudarte a lograr un retorno de la inversión más rápido.
4. Planifica correctamente la implementación del sistema ERP
La planificación implica la preparación detallada de todas las acciones necesarias para instalar, configurar y empezar a usar el sistema con los resultados esperados, sin exceder el presupuesto y con el menor impacto posible en las operaciones comerciales.
Definir las necesidades de la empresa hace parte de este proceso. Luego, tienes que pensar en los siguientes aspectos clave:
- Definir el alcance exacto de la implementación, incluyendo módulos y funcionalidades que se configurarán.
- Determinar el grado de personalización del ERP, para que se adapte a la gestión empresarial de tu negocio.
- Elaborar un presupuesto detallado, que incluya los costos de consultoría, hardware, capacitación, mantenimiento y cualquier otro gasto relacionado con la implementación.
- Asignar responsabilidades.
- Crear un cronograma, que detalle las fechas de inicio y finalización de cada fase de la implementación.
- Establecer un correcto seguimiento, para asegurar la integridad de los datos y una correcta migración entre los sistemas.
Una planificación detallada ayuda a cumplir objetivos y mitigar riesgos potenciales durante la implementación. Además, ahorra tiempo, permite un mejor control sobre los costos y minimiza las interrupciones en las operaciones comerciales.
5. Dedica tiempo y recursos a la gestión del cambio
La adopción de un nuevo sistema implica una transformación para toda tu empresa. Esto requiere una clara estrategia de gestión del cambio, que estará a cargo de un equipo conformado por especialistas en tecnología y funcionalidad empresarial.
Entre sus funciones, encuentras la supervisión del proceso y comunicar los beneficios de implementar un sistema ERP, su alineación con los objetivos estratégicos, el cronograma y el impacto en los flujos de trabajo.
Además, este equipo debe estar dispuesto a abordar resistencias frente a las transformaciones, así como evaluar las tasas de adopción y hacer los ajustes necesarios para que el impacto sea mínimo.
6. Prueba el sistema ERP
Es importante establecer puntos de chequeo para probar el funcionamiento del nuevo sistema ERP.
De esa forma, es posible identificar posibles problemas o errores antes de ponerlo a disposición de los usuarios, minimizando riesgos posteriores como corrupción de datos y fallas de funcionalidad que puedan perjudicar las actividades del negocio.
7. Capacita a tus colaboradores
Es difícil pensar en una implementación exitosa sin enseñarles a los colaboradores cómo usar el nuevo sistema. Por esta razón, es valioso gestionar con el proveedor del ERP material formativo y sesiones de capacitación, en las que se enseñe cómo utilizar cada una de las funcionalidades del sistema.
Migra con la ayuda de profesionales
Recuerda que implementar un sistema ERP siguiendo los pasos anteriores es clave para proteger la continuidad operacional del negocio, reducir los costos asociados al tiempo de inactividad y cumplir con el presupuesto establecido.
Ahora, si quieres obtener los beneficios de un ERP, puedes contar con la solución de Oracle NetSuite de Entel Digital que:
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Teniendo en cuenta estos consejos y el apoyo de expertos en el sector, podrás realizar la transición de tu gestión empresarial al nuevo sistema de manera eficiente y sin interrupciones.
