Nuevas regulaciones de control de asistencia de personal en Chile

En Chile, la reciente aprobación de la Ley de las 40 horas (N°21.561) representa un momento histórico en la normativa laboral del país al reducir la jornada laboral gradualmente. Este reglamento impacta directamente en las pautas que rigen la supervisión de los empleados a través del control de asistencia de personal, forzando a las compañías a cambiar hacia una actualización tecnológica y organizativa.

Estos nuevos cambios requieren estar preparados para informar a las autoridades pertinentes y cumplir con las normativas. ¿Está tu empresa lista para registrar las horas de trabajo de cada uno de sus integrantes y, sobre todo, de los que trabajan en modalidad hibrida o remota?

¿Cómo llevar el control de asistencia en empresas digitales?

En tiempos anteriores, se solía emplear métodos convencionales como los libros de firmas para llevar el registro de control de asistencia laboral. Sin embargo, los cambios en los lugares de trabajo y la digitalización han llegado a la adopción de tecnologías más avanzadas que aseguran una mayor precisión y eficacia en el control del tiempo laboral.

Así, herramientas como el control de asistencia digital permiten a las empresas adaptarse fácilmente a diferentes horarios y modelos de organización laboral, para que de esta manera se lleven a cabo los ajustes que dicta la ley sin comprometer los salarios de los trabajadores.

5 cambios en el control de asistencia personal

Según la normativa vigente, desde el 26 de abril de 2024, cada sistema de control de asistencia debería haberse ajustado a los estándares especificados por la Dirección del Trabajo, entre los que se encuentran:

1. Regulación de jornadas laborales y sistema de control de asistencia

Los empleadores deben formalizar las jornadas laborales según las horas acordadas en los contratos laborales, utilizando para ello sistemas de horas de trabajo y registro de control de asistencia laboral.

Estos sistemas deben ajustarse a las condiciones técnicas y operativas para el control de asistencia digital y los sistemas electrónicos de registro, de acuerdo a los estándares y requisitos que determine la Dirección del Trabajo en su resolución oficial.

2. Supervisión y control de trabajadores remotos

Se indica que aunque los trabajadores estén en diferentes lugares, el empleador aún puede supervisar sus horas de trabajo y asistencia.

Este punto viene a reforzar la importancia de que el empleador supervise de manera continua a los empleados remotos para garantizar que mantengan la misma responsabilidad y nivel de cumplimiento que los trabajadores que ejercen sus labores en la oficina central.

3. Exclusiones a la limitación de la nueva jornada laboral

Ojo que no todos los integrantes de una organización están obligados a marcar sus horas de trabajo, ya que hay situaciones que permiten excluir a algunos, pero deben ser justificadas bajo el principio de la primacía de la realidad. 

Esto incluye a los trabajadores que están en posiciones de alta responsabilidad como gerentes y administradores; o aquellos que operan sin supervisión directa. 

4. Obligaciones del empleador en la implementación de sistemas de registro

Cada empleador debe implementar y mantener un sistema único para el registro de control de asistencia laboral, el cual puede ser tanto digital como en papel. Sin embargo, es fundamental que este sistema se aplique de manera uniforme a todos por igual y así evitar cualquier tipo de discriminación o trato desigual.

Es importante saber que, llevar la consistencia en el control de asistencia, además de ser clave para el cumplimiento de la normativa, ayuda a evitar confusiones relacionadas con la remuneración y las horas extras.

5. Vigencia de autorizaciones para sistemas especiales de control

Las autorizaciones de sistemas especiales de registro y control de asistencia que actualmente podría estar utilizando tu empresa, siguen siendo válidas siempre y cuando cumplan con los estándares y condiciones establecidos en la nueva regulación. 

Esto permite una transición ordenada hacia los nuevos requerimientos sin interrumpir las operaciones de las empresas que ya poseían sistemas especializados de control de asistencia, como aquellos en sectores específicos con condiciones laborales particulares.

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Este sistema facilita la gestión eficiente y transparente de la asistencia laboral y se adapta perfectamente a las necesidades de cualquier empresa, garantizando el cumplimiento de las más recientes regulaciones laborales.

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