Control de asistencia en PYME: evolución e impacto organizacional
No importa si tu empresa es una pyme o una gran corporación, tiene la obligación de llevar un control de asistencia de sus colaboradores. Así lo establece el artículo 33 del Código del Trabajo.
Debes saber que el 6 de abril de este año entró en vigencia la Ley de 40 horas. Esta, además de reducir gradualmente la jornada laboral, reglamenta el registro de asistencia electrónica y ordena que el sistema se ajuste a los lineamientos establecidos por la Dirección del Trabajo. Esto lleva a las empresas a una actualización tecnológica y organizativa. Conoce más detalles a continuación.
La evolución del control de asistencia de personal en Chile
La necesidad de registrar la asistencia nació desde el momento en que los trabajadores empezaron a percibir un salario. Por un lado, tenías al empleador que requería verificar el cumplimiento de la jornada antes de pagar la remuneración; por el otro, encontrabas al empleado que necesitaba demostrar las horas laboradas para recibir un pago justo.
Esta necesidad se ha mantenido a lo largo del tiempo. Solo han ido evolucionando los mecanismos para llevar el registro y las normas que lo regulan.
Reloj y tarjetas de registro
Los métodos de registro evolucionaron rápidamente, de la mano de la revolución tecnológica que se vivió en el siglo XX. Pronto se incorporó a la legislación laboral el sistema de control de asistencia con reloj y tarjetas de registro. Los trabajadores deben usarlo, a menos que se encuentren excluidos de la limitación de la jornada de trabajo por motivos indicados en la ley, como ejercer sus tareas fuera de las instalaciones de la empresa.
El boom de lo digital y las nuevas formas de trabajar
Como bien sabes, la tecnología en esta materia no ha parado de evolucionar. Ahora mismo vivimos una era digital marcada por el teletrabajo, que está transformando la forma en que llevamos a cabo las tareas a nivel organizacional, y el registro de asistencia de personal debía adaptarse.
En 2016, por ejemplo, la Dirección del Trabajo ya emitía la ORD. 1140/27. Esta hablaba de las características que debía cumplir un sistema computacional de control de asistencia, aunque este tipo de tecnologías aún no habían sido incorporadas al Artículo 33 del Código del Trabajo. Algunos de los elementos de esta norma son los siguientes:
- Registro automático (al momento de la marcación) de los datos del trabajador, indicando fecha y hora exacta.
- Entrega automática al trabajador de un comprobante de cada marcación (podía ser impreso o enviado al email).
Otras regulaciones
Posteriormente, la Dirección del Trabajo emitió otras regulaciones con requisitos para sistemas digitales de registro y control de asistencia, como el Dictamen N°2927/58 de 2021. Pero finalmente, fue la Ley 40 horas la que introdujo el sistema decontrol de asistencia digital en el artículo 33 del Código del Trabajo.
Este tipo de sistemas, deben ajustar sus características y procesos a las condiciones fijadas por la Dirección del Trabajo en la Resolución Exenta número 38 de 2024. Algunas de las más importantes son:
- Contar con un hardware destinado al enrolamiento o captura de las marcaciones (lector de tarjetas o de huellas digitales, cámara, teléfono celular, etc.).
- Incorporar tecnología para la identificación del trabajador (en el caso de tarjetas de aproximación, estas serán de uso intransferible).
- Integrar un portal de fiscalización online con opciones de acceso para los funcionarios de la Dirección del Trabajo, empleadores y trabajadores.
- Opcionalmente, el sistema puede contar con funciones de geolocalización (para determinar la ubicación física del trabajador al momento del marcaje).
- Contar con un sello de tiempo.
- Envío automático de comprobantes de marcación al correo electrónico del trabajador.
Sin duda, una normativa muy alineada con la era digital y las nuevas dinámicas laborales, como el trabajo remoto.
Control de asistencia digital en la productividad y cultura organizacional
Cuando te preguntas cómo ayuda a las pymes un sistema de control de asistencia, el primer beneficio que encuentras tiene que ver con la puntualidad y cumplimiento de la jornada laboral. Al saber que su asistencia es controlada y las horas efectivamente trabajadas influyen en su remuneración final, los empleados tienden a ser más estrictos con la hora de llegada y salida.
Esto influye directamente en la productividad, pues los atrasos, las salidas antes de tiempo y las ausencias son solo tiempo que los trabajadores no dedican a cumplir sus funciones.
Con el tiempo, un sistema electrónico de control de asistencia fomenta una cultura de puntualidad y responsabilidad. Y también favorece la transparencia en la gestión del tiempo de los empleados, reduciendo malos entendidos en las remuneraciones.
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Ya sabes que para el control de asistencia tienes 3 medios; un libro de asistencia de personal en papel, un sistema de control de asistencia con reloj y tarjetas de registro o un sistema de asistencia digital o electrónico.
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