¿Cómo hacer contratos digitales correctos para tu empresa?
Actualmente, muchas empresas destinan recursos y esfuerzos en digitalizar sus procesos debido al surgimiento de nuevas tecnologías que les permiten ser más eficientes en su día a día o porque han adoptado una modalidad de teletrabajo y se enfrentan a desafíos en la gestión remota de sus documentos.
Por estas y otras razones, es necesario entender cómo hacer contratos digitales eficaces que simplifiquen las transacciones y aseguren su efectividad, validez y seguridad. A su vez, resulta determinante saber que un contrato digital debe seguir ciertas normativas legales para asegurar su autenticidad. Conoce más detalles de este mundo a continuación.
¿Cómo hacer contratos digitales?: 6 claves para crearlos y gestionarlos adecuadamente
En Chile, existe la ley 19.799 que establece las normas que deben seguir los contratos digitales, la firma electrónica y su vigencia legal, lo que garantiza su eficacia y equivalencia con los documentos tradicionales en papel que tu empresa utiliza en la actualidad.
Ahora, llegar a cumplir esta normativa no tiene por qué ser un dolor de cabeza para pequeñas y medianas empresas, puesto que existen soluciones accesibles que facilitan esta tarea y están respaldadas por profesionales y entidades que velan por el cumplimiento de esta ley.
Conoce todo lo que debes saber sobre el manejo de documentos en línea, desde su creación hasta la implementación de sistemas de seguridad:
1. Generar contrato digital
Dependiendo del documento que se desee generar, se podrán utilizar diversas plataformas. Por ejemplo, en el caso de un contrato de trabajo, se puede acudir al portal de la Dirección de Trabajo y crear un usuario con clave única. Luego se deberán llegar todos los datos necesarios y firmar.
Ahora, para otros documentos entre empresas, proveedores u otras partes, es posible legalizar los documentos mediante firma electrónica.
2. Obtener firma electrónica avanzada
Un documento electrónico adquiere el estatus de instrumento público cuando se firma con una firma electrónica avanzada. Esta tecnología, al vincularse directamente con el firmante, garantiza la seguridad y mantiene la integridad del documento, detectando cualquier cambio realizado después de su firma.
Es esencial para garantizar la legitimidad legal y la credibilidad en los trámites contractuales que tu organización haga en línea, como por ejemplo: los que tienen relación con el Estado, proveedores, acciones como modificar la sociedad, firmar actas de directorio o accionistas, validar contratos de arriendo, documentos financieros y mucho más.
3. Certificar la fecha de firma
Además de los usos mencionados, los documentos con firma electrónica avanzada tienen pleno valor probatorio en los tribunales, similar a los documentos escritos tradicionales. Esto es fundamental para su uso en litigios y otros procedimientos legales, donde la veracidad y la fecha de los documentos pueden ser esenciales.
La ley especifica que, para que la fecha sea reconocida legalmente, debe ser certificada por un prestador de servicios de certificación acreditado, como la Dirección del Trabajo y e-certchile de la Cámara de Comercio de Santiago.
4. Dar accesibilidad y facilidad en su uso
Algo clave es que todos los implicados en el manejo de este tipo de documentos tengan acceso a los contratos laborales digitales en todo lugar y momento. Para lograrlo, puedes apoyarte en plataformas que faciliten ver, firmar y administrar contratos de manera sencilla.
Esta accesibilidad aumenta la eficiencia en los procesos y disminuye los tiempos de espera para la aprobación y firma de documentos.
5. Velar por la seguridad en la protección de documentos
Considerar el uso de plataformas con encriptación de datos de última generación y que cumplan con las normativas internacionales de seguridad, ayuda a evitar el acceso no autorizado y la manipulación de información delicada por parte de terceros.
Al igual que ocurre cuando inicias sesión en cuentas de correo o de bancos, donde te envían un código o email a tu celular para corroborar tu identidad, puedes aplicar estos sistemas de autenticación en la gestión remota de documentos importantes.
6. Automatizar procesos en la gestión de contratos
Una de las grandes ventajas de utilizar contratos digitales es que te permiten automatizar varios procesos y tareas que antes se hacían de forma manual, como la creación del documento, el envío, firma y hasta su seguimiento.
Esto logra disminuir los errores humanos, acelerar el ritmo de las transacciones comerciales y liberar recursos que puedes destinar a otras áreas críticas de la empresa. Además, la competitividad operativa se ve notablemente potenciada al integrar, de manera adecuada, un administrador de documentos digitales con otros sistemas empresariales, como los CRM o ERP.
Gestión de contratos y administrador de documentos digitales con Entel
Si tu empresa aún no ha implementado una plataforma que permita crear y firmar contratos laborales digitales de manera efectiva, es esencial considerar las prácticas mencionadas. Además, contar con el apoyo de expertos en la materia puede hacer una diferencia significativa en la forma de gestionar contratos digitales.
En Entel Digital puedes digitalizar tus documentos con solo un clic gracias a los servicios de Digital Market, que te ayudan a transformar y validar legalmente tus documentos actuales, además de almacenarlos y administrarlos en una plataforma que se integra fácilmente con otros sistemas.
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