Formularios digitales: Mejora tu eficiencia operativa

Los formularios digitales son instrumentos tecnológicos que sirven para que los procesos en las empresas sean más veloces y la calidad de algunas de sus acciones estratégicas se vean optimizada. Sobre todo son de gran ayuda en labores en terreno que facilitan la organización del equipo, el seguimiento de las tareas y cumplimiento de las mismas en los plazos fijados.

Conoce en este artículo de qué se trata esta herramienta y cómo puede ayudar a tu organización.

¿Qué es un formulario digital en un entorno empresarial?

Este es un documento que se elabora con el propósito de recopilar datos de forma estructurada y ordenada. Posteriormente, la información recolectada es almacenada para ocuparse después con propósitos específicos.

• Se conforma por diversas casillas y los datos que son solicitados varían dependiendo la finalidad, que puede ser solicitar algo respecto a una relación de servicios o comercial, o bien, obtener información relevante y estratégica útil para los objetivos operativos o de negocios.
• Su utilidad se resume en facilitar la toma de decisiones basadas en datos concretos y valiosos, así como la de obtenerlos para ampliar el conocimiento respecto a un aspecto en especial, evaluar procesos, encuestas y mejorar la gestión.

Saber cómo crear formulario digital, te ofrece ventajas especiales. Conócelas a continuación.

5 beneficios del uso de formularios digitales

Con claridad en lo que es un formulario digital y la importancia que tiene como parte de los servicios tecnológicos en la innovación, descubre las bondades que te ofrece utilizarlo en tu empresa.

1. Automatización y reducción de errores

Uno de los beneficios principales de este tipo de herramientas es que gracias a ellas se pueden recopilar, procesar y analizar datos de forma automatizada, reduciendo tiempos y errores. 

Así los datos se validan al momento, no hay que transcribirlos y se evita su duplicidad.

2. Mayor productividad y gestión de datos

Ya no existe la necesidad de hacer largos procesos manuales, como el repartir hojas o el vaciado de información a bases de datos, pues los empleados pueden dedicar ese tiempo a otras actividades más estratégicas.

Además, este tipo de formularios se pueden integrar con otras soluciones para centralizar los datos, haciendo que el acceso, procesamiento y gestión de estos sea posible en tiempo real y en grandes cantidades.

3. Mejoras cuantificables

Con esta herramienta digital se puede hacer un seguimiento cuantificable de cada proceso operativo. Es medible desde la eficiencia en el recogimiento de datos, hasta las áreas de mejora en la empresa.

Esto hace más fácil y correcta la toma de decisiones, pues las organizaciones pueden optimizar y ajustar cada proceso con base en métricas muy precisas.

4. Reducción de costos

Al usar formularios digitales, los costos de operación se reducen, pues no existe necesidad de gastar papel, de imprimir o invertir en almacenamiento para archivar en sitios físicos.

Aparte se evita la posibilidad de incurrir en costos para corregir errores, recuperar datos y gastar en trabajo extra para hacer todo eso.

5. Aumenta la accesibilidad

Si se tienen los formularios en formato electrónico, es mucho más fácil acceder a ellos desde cualquier dispositivo, a cualquier hora que se requiera. 

Esto es porque utilizan la nube para su almacenamiento, por lo cual no hay necesidad de perder tiempo buscando entre enormes filas de documentos, en donde se pueden perder algunos de ellos.

¿Cómo hacer un formulario digital?

Sabiendo sus ventajas, quizá quieras saber cómo se hacen. Toma nota.

Aunque el proceso de crear formulario digital varía entre las distintas plataformas que puedes utilizar, en general es mucho más simple que hacerlo manualmente, necesitas:

• Determinar qué información requieres.
• Dar instrucciones claras.
• Pedir solo la información necesaria en cada campo.
• Adjuntar fotos si es necesario.
• Configurar cada apartado para asegurar que los datos se dan en el formato correcto.
• Usar campos condicionales, es decir, esos que al responder “sí” o “no” activan más preguntas u omiten otras.
• Validar la información en tiempo real (si es posible).

¡Y listo! En todo ese desarrollo el software te puede ir guiando y haciendo más fácil el recorrido, dependiendo de qué tan eficiente sea la herramienta, por eso vale la pena seleccionar una de gran calidad.

Almacena datos rápidamente con los Formularios Digitales de Entel Digital

Ya tienes mayor conocimiento sobre cómo hacer un formulario digital, los cuales te facilitan el recogimiento de información, además de las ventajas mencionadas. Ahora, si te inclinas por la solución de Entel Digital, podrás incorporar características como:

• Plataforma web, para acceder desde diversos dispositivos, con o sin conexión a internet.
• Formularios georreferenciados para evaluar el cumplimiento de las tareas desarrolladas en terreno.
• Capacidad para adjuntar fotografías a la información guardada.
• Posibilidad de asignar tareas y configurar diversos tipos de formularios según las actividades a realizar.
• Permiten la firma digital de los colaboradores para identificarlos fácilmente.
• Ofrecen un dashboard para una visualización simplificada, chat para facilitar la comunicación del equipo y mucho más.

En el Digital Market de Entel Digital encontrarás un ecosistema de soluciones digitales con las herramientas que tu empresa necesita para aumentar la productividad. Prueba Formularios Digitales, y pasa a tomar mejores y más eficientes decisiones.