¿Qué diferencias hay entre un contrato digital y uno tradicional?

El contrato digital es actualmente una moderna alternativa que actúa como respuesta a la búsqueda de una mayor eficiencia en la gestión de documentos, así como para minimizar la generación de desperdicio y potenciar el ahorro de recursos, atendiendo también al tema de la sostenibilidad.

Si quieres ser parte de las empresas que ya han integrado herramientas tecnológicas como parte de sus procesos, las cuales hoy en día solo representan el 27% de acuerdo con nuestro Estudio de Digitalización de las Empresas en Chile, conoce las ventajas de pasarte a los contratos digitales.

Diferencias entre contrato tradicional y digital

De manera tradicional, los contratos se han elaborado en físico, con la firma en tinta para almacenarse en grandes archivos. 

Sin embargo, con la llegada inminente de la modernización y todo el terreno que ha ido ganando, preguntas del tipo “cómo hacer un contrato eficiente” han llevado a adoptar la tecnología y transformar la gestión de documentos hacia lo digital, siendo una llamativa y segura opción para quienes los utilicen.

Contrato tradicional: ¿Por qué evolucionar?

Ya sabes que es el clásico documento redactado en una hoja que se firma con tinta y se archiva en un sitio físico, y es que hasta el momento sigue siendo una opción recurrente y común por ser entendida por todos, es tangible y relativamente sencillo. Pero no todo son ventajas, ya que en los tiempos que corren puede no ser el método más adecuado para muchas empresas, acarreando una serie de dificultades:

• En primer lugar, deben de imprimirse, eso ya es un gasto de tiempo, de papel y tinta, lo que puede presentar problemas, desde la falta de hojas hasta fallos técnicos. 
• Si se imprime con un error, hay que corregir y repetir el proceso desde el principio, luego esperar a que las personas que vayan a firmar estén listas y en el sitio correcto a la hora acordada, o bien, enviar el contrato de forma física a cada parte, para luego ser enviado de vuelta, perdiendo así aún más tiempo. 
• Ahora, esa lentitud en el proceso no es la única desventaja, sino que los documentos en formato físico pueden dañarse o perderse, además de que si la empresa maneja múltiples contratos, es posible que su control se complique y sea menos eficiente.

Contrato digital: pásate a la eficiencia y seguridad

Hay que comenzar mencionado que los contratos digitales son documentos electrónicos, los cuales no solamente se crean en dispositivos tecnológicos y conectados, sino que pueden ser firmados y archivarse en bases de datos seguras y de forma remota. Conoce sus principales ventajas: 

• Se elabora el contrato en una plataforma, se revisa y si hay un error se corrige ahí mismo. No hay que gastar tiempo en imprimirlo (se ahorra papel) ni mandarlo, pues todos los involucrados, con su debido acceso autorizado, lo pueden ver en la nube y firmarlo.
• Se almacena en los servidores digitales, es decir que las barreras temporales y las geográficas no importan.
• El uso de firma electrónica protege la identidad de los firmantes, es segura y verificable debido a los certificados digitales, aspecto que garantiza su integridad y le da validez ante diversas instituciones y organismos, incluso estatales.
• Desde las plataformas de elaboración de este tipo de contratos, se cumple con la normativa establecida (Ley 19799), cumpliendo en todo momento con las regulaciones legales.
• Su seguimiento es más fácil, pues las herramientas para crear contratos digitales permiten monitorear el estatus del documento, y además integran notificaciones para informar a cada una de las partes.

Digitaliza los contratos de tu pyme con Entel Digital

Si después de conocer a fondo las características y beneficios de cada formato que tienes a tu alcance, decides que la opción digital es la adecuada para tu organización, Entel Digital te tiene cubierto con su software de gestión de contratos y acuerdos comerciales, pensado para pequeñas y medianas empresas que necesiten generar contratos sin intermediarios.

• Posee una plataforma sencilla e intuitiva para administrar ordenadamente los documentos legales desde cualquier dispositivo, y además ofrece la posibilidad de automatizar el ciclo de vida de los contratos, desde su creación hasta su firma, con lo cual se optimiza el proceso de aprobación.
• Te da la posibilidad de agregar normas en la elaboración de contratos con los proveedores y, como se alojan en la nube, tienes la posibilidad de crear, vincular y actualizar los documentos en esta fuente de almacenamiento.
• A su vez, la solución archiva los documentos finalizados en un repositorio para que puedas reutilizarlos en caso de ser necesario.
• También puedes configurar alertas y recordatorios para fechas límite, aparte de restricciones de acceso para un manejo seguro y controlado de los documentos.

Pese a todas las funciones que has visto, no te preocupes en cómo hacer uncontrato digital, es más fácil de lo que parece. Da el salto lo antes posible para poner el foco de los recursos en tareas más estrategias, mientras la gestión de los documentos se optimiza y automatiza en gran medida gracias al primer software de gestión de contratos digitales pensado para pymes que Entel Digital dispone para tu organización.