Claves para migrar a un sistema de gestión empresarial inteligente

Durante décadas, el ERP tradicional fue el mejor sistema de gestión empresarial a la hora de optimizar los procesos y la visibilidad unificada del negocio. Sin embargo, los años pasan y la tecnología evoluciona. Ya no necesariamente es la mejor vía ejecutarlo en las instalaciones físicas de tu empresa, pues hoy tienes soluciones en la nube, que aprovechan todo el poder de la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la analítica de datos. 

Al migrar de una solución tradicional a un ERP en la nube, liberas tu empresa de un sistema anticuado y entras de lleno en la transformación digital. Algo que se traduce en competitividad, eficiencia, estandarización y automatización de procesos, tal y como lo ha evidenciado un reciente informe de NTT Data sobre este tipo de implementaciones en LATAM. 

¿Cómo hacer una migración de sistemas tradicionales a un ERP inteligente en la nube?

Antes de cualquier cosa, debes tener presente que la migración debe ser realizada por un equipo conformado por: 

• Personal de TI. 
• Consultores externos. 
• Usuarios finales de ERP. 
• Representantes de diferentes áreas o departamentos de la empresa. 
• Expertos en transferencia de datos entre plataformas digitales. 

Además, el mismo informe de NTT Data advierte que, para el 85% de los encuestados, el nivel de compromiso de la alta dirección es uno de los factores culturales que más impactan en la implementación de un ERP inteligente.

Una vez conformas este equipo y adquieres el compromiso de la alta dirección, procedes a realizar la migración. Se trata de un proceso complejo y especializado, pero puedes resumirlo en los siguientes pasos: 

1. Evalúa tus necesidades empresariales 

Lo ideal es realizar una consultoría o evaluación de todos los procesos que se ejecutan en tu empresa, con el objetivo es identificar cuáles se pueden optimizar al integrarlos al nuevo sistema. 

También es recomendable que evalúes tu sistema de gestión empresarial actual, así como otros software que utilizas, para que determines con precisión qué datos y procesos deberías migrar a la nueva.

2. Priorización de módulos y flujos a migrar al ERP en la nube

Con fundamento en el análisis anterior, es importante colocar en orden de importancia los módulos, flujos de trabajo y datos que vas a trasladar a la nueva solución. Esto es clave para trazar la ruta crítica que seguirá toda la migración, dándoles prioridad a los de mayor impacto para tu negocio y dejando para el final lo menos relevante. 

La idea es aprovechar que las soluciones en la nube son flexibles y permiten una implementación gradual y personalizada, adaptada a tus necesidades y presupuesto. 

3. Prepara los datos 

¿Qué y cuáles datos vas a trasladar al sistema ERP inteligente? Tienes que tomarte el tiempo necesario para analizar la data existente en los diferentes registros y sistemas de tu empresa, para responder esta pregunta. 

Luego, procedes a realizar la extracción, limpieza y reestructuración de los datos. Esta es una tarea compleja. Si no la realizas de forma correcta, puedes causar pérdidas de información y algunos desfases, como listas duplicadas (principalmente cuando varios departamentos guardan los mismos datos de forma independiente). 

Finalmente, la fase de preparación de datos implica hacer copias de seguridad y encriptaciones, para prevenir cualquier inconveniente durante la transferencia de información al nuevo sistema. 

5. Importa tus datos y procesos al sistema ERP en la nube

¡Listo! Ahora viene la migración como tal.  La clave en esta fase está en crear un mapa que indique a cuáles campos del ERP online se importará esa data que preparaste en los pasos anteriores. 

Luego, usas las herramientas de importación que te proporciona el ERP en la nube, o hacerlo mediante herramientas de terceros y configuraciones que permitan transferir lotes de datos para luego programarlos de forma estratégica. 

En cualquier caso, no olvides realizar las pruebas que sean necesarias para verificar que los datos se están migrando de manera correcta.

6. Gestión del cambio y capacitación de los equipos 

El sistema ERP inteligente ya está listo para potenciar las operaciones de tu empresa. Pero es posible que tus colaboradores no estén muy preparados para el cambio. Por eso es importante que, desde el mismo momento en que se decide hacer la migración, comuniques los beneficios que este traerá a la organización.

Por el otro lado, el proveedor del ERP debería capacitar a tu equipo en el uso de las nuevas herramientas que encontrarán en la plataforma, principalmente las relacionadas con cada módulo y nuevas tecnologías como IA, aprendizaje automático y analítica avanzada.

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Lo ideal es que optes por una solución de clase mundial como Netsuite, un sistema en la nube, escalable, seguro, flexible y dotado de funcionalidades avanzadas, ideal para empresas medianas y grandes.

Además, durante la migración tendrás todo el acompañamiento de Entel Digital, el partner de Netsuite en Chile, que cuenta con todas las herramientas y recursos que hacen posible una transferencia de datos rápida y sin problemas, además de entregar soporte especializado, una implementación estandarizada, capacitaciones y la capacidad y acceso a integraciones especiales.