El control de inventarios comprende todas las actividades de planificación, organización y seguimiento del flujo de materiales y activos. Eso incluye las materias primas adquiridas, productos en proceso y los artículos ya terminados de una empresa. Contar con un adecuado sistema de gestión de los inventarios evita retrasos en la producción y el desequilibrio del stock.
Además, facilita la continuidad operativa y brinda un mayor control sobre las distintas variables. ¿Cuáles son las principales características que deben cumplirse en un sistema eficiente? Conócelas a continuación.
¿Qué es un buen sistema de control de inventarios?
Un buen sistema de control de inventarios es el que garantiza la productividad de la empresa, al permitir un manejo óptimo de los niveles de stock. Además de gestionar una reposición oportuna, brinda información sobre qué productos tienen mayor o menor rotación. Todo esto es posible mediante la combinación de normas, técnicas y tecnologías, que facilitan el seguimiento y control de cada uno de los activos.
Con el tiempo se han desarrollado diversas tecnologías que simplifican esta gestión y mantienen toda esta data en plataformas digitales sincronizadas y fáciles de interpretar. En definitiva, es una herramienta fundamental para el éxito de cualquier operación comercial y en la toma de decisiones.
Por esta razón, es relevante conocer cuáles son las características que debes buscar para adquirir el sistema de control adecuado.
Características de un sistema de control de inventarios eficiente
Existe un sinfín de plataformas y mecanismos de control de inventarios en el mercado. Sin embargo, cada una emplea sistemas y tecnologías diferentes con distintos alcances y eficiencia. Estas son las características que puedes evaluar en un sistema de control completo, moderno y versátil para tu negocio.
1. Es escalable y versátil
Implementar nuevos mecanismos de control de inventarios debe asegurar una importante mejora frente a la gestión de inventarios que ya existe en la empresa. Es esencial que dicho sistema ofrezca soluciones escalables que crezcan y se adapten fácilmente al crecimiento del almacén y a los volúmenes de mercancías y existencias que se manejan.
Por eso, debes prestar mucha atención a qué tecnologías se emplean y cómo estas se adaptan a lo largo del tiempo a las necesidades. Además, debe estar atado a los indicadores de gestión para asegurar operaciones de escalabilidad automáticos, sin tener que realizar migraciones o adaptaciones manuales que resten tiempo.
2. Emplea tecnología moderna y estable
En línea con lo anterior, y considerando lo rápido que avanza la tecnología, otro factor a tener en cuenta es la vigencia que tiene el sistema en materia tecnológica frente a los avances actuales. Esto va de la mano con el desarrollo de nuevas versiones y la atención que se brinde en materia de soporte técnico.
Esto es importante, ya que en las organizaciones conviven diferentes sistemas de gestión, software y tecnologías, aplicadas en distintos tipos de operaciones. Así, es posible lograr una mejor compatibilidad entre las herramientas que se utilicen para el seguimiento, control, gestión de compras e inventarios, ayudando a mantener a todas las áreas mejor sincronizadas.
3. Sus funciones son automatizadas
Con una demanda de consumo en crecimiento, llevar un control manual del inventario es riesgoso y también agotador. Además de requerir mucho más tiempo, aumenta la posibilidad de inconsistencias por errores humanos. Finalmente, esto podría traducirse en un inadecuado uso de los recursos, compras innecesarias o pérdida de productos.
Un sistema automatizado es preciso, reduce los tiempos y recursos, mientras que optimiza el manejo del inventario. Además, te permite identificar errores y tomar acciones correctivas oportunamente.
4. Permite hacer seguimiento en tiempo real
Una de las ventajas de los sistemas de gestión modernos es que puedes acceder a tu inventario de forma remota. Actualmente, existen soluciones de seguimiento de activos en tiempo real que facilitan el acceso a información de entrada, salida y movimiento de productos.
Por otra parte, la trazabilidad en la cadena de suministro te permite detectar errores y cualquier irregularidad a tiempo para tomar acciones rápidas y mantener la continuidad operativa. Esto, al mismo tiempo, es una buena táctica de protección de los activos de la empresa.
5. Es confiable y seguro
Una vez configurado todo el sistema, el equipo podrá confiar en que recibirá información exacta en función a lo que ocurre en el almacén o incluso en planta. A su vez, esto les permite regular y mejorar los ritmos de producción y ventas, e identificar mejores prácticas que sumen al ahorro de costos.
Además, la seguridad de la información estará resguardada para el único uso y acceso del área responsable.
6. Su costo es accesible
Actualmente, los mecanismos de control de inventarios son mucho más accesibles que antes para medianas y pequeñas empresas. Es importante encontrar un sistema acorde al presupuesto de tu empresa y que sea viable a largo plazo.
Además, es relevante considerar que se trata de una inversión que le permitirá a la empresa ahorrar costos y tiempo, y será fundamental para seguir la ubicación de tus activos, evitando incluso su pérdida o robo.
Según el informe Digital Factories 2020: Shaping the future of manufacturing, la digitalización se concreta cuando las empresas están conectadas en tiempo real con proveedores y clientes. Al mismo tiempo, esto se obtiene mediante mecanismos y soluciones inteligentes, que permiten el seguimiento de activos y software para recopilar datos y mejorar la capacidad de análisis. En definitiva, ese es el futuro desde la perspectiva de la industria 4.0.
